Zu viel Zeit während der Coronavirus-Krise? Keine Chance für Zeitdiebe

Das Fitnessstudio hat zu, der Weg zur Uni oder Arbeit entfällt und dein Lieblingscafé hat in Zeiten von Corona geschlossen? Hast du gerade auch zu viel Zeit und keinen Plan, wie du dich organisieren sollst? Hier haben wir drei wichtige Zeitmanagement-Methoden für dich zusammengefasst, damit du effektiv durch die Corona-Zeit kommst.

Mit diesen drei Methoden verbesserst du dein Zeitmanagement

Das Wichtigste vorweg: Du musst priorisieren und zwischen Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben unterscheiden. Denn nur dann kannst du die verfügbare Zeit möglichst sinnvoll nutzen. Techniken gibt es dabei wie Sand am Meer. Sie haben teilweise abenteuerliche oder absurde Namen, der Grundgedanke ist jedoch immer der Gleiche: Die Zeit ist begrenzt (ja, auch bei zu viel Zeit!), und deshalb musst du das Wichtigste zuerst erledigen. Drei Beispiele wollen wir dir kurz vorstellen:

Das Eisenhower-Prinzip

Eine weitverbreitete Technik aus dem Selbstmanagement ist das Eisenhower-Prinzip. Seinen Namen verdankt es dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der das Verfahren angeblich selbst genutzt haben soll. Dabei teilst du deine Aufgaben anhand der beiden Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Auf diese Weise ergibt sich eine Matrix mit A-, B-, C- und D-Aufgaben, mit denen du unterschiedlich umgehen solltest.

1. Wichtig und dringlich: A-Aufgaben solltest du sofort und persönlich erledigen.
2. Wichtig, aber nicht dringlich: B-Aufgaben terminierst du auf einen späteren Zeitpunkt, oder machst sie, wenn sie zu A-Aufgaben werden.
3. Dringlich, aber nicht wichtig: C-Aufgaben solltest du zwar zeitnah bearbeiten, aber sie sind für dein Ziel nicht wichtig. Mach das also möglichst dann, wenn du unkonzentriert bist oder eine Pause brauchst. Noch besser: Bitte eine andere Person, die Aufgabe zu erledigen.
4. Weder wichtig noch dringlich: D-Aufgaben solltest du getrost von deiner To-Do-Liste streichen. Sie bedeuten nur unnötigen Ballast.

Mit dem Eisenhower-Prinzip verschaffst du dir einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben. Allerdings hilft es nicht, falls du sehr viele A- und B-Aufgaben angesammelt hast, die alle zeitkritisch sind.

Die 25.000-Dollar-Methode

Hier hilft die 25.000-Dollar-Methode weiter. Sie geht nur von wichtigen Aufgaben aus und trägt stärker der Tatsache Rechnung, dass sich Prioritäten im Laufe der Zeit verändern können.

Die Methode wird dem US-amerikanischen Journalisten und PR-Experte Ivy Lee zugeschrieben. Er soll im Jahr 2018 von dem Manager der Stahlfirma Bethlehem Steel, Charles Michael Schwab, mit der Frage beauftragt worden sein, die Arbeitsprozesse im Unternehmen effizienter und profitabler zu gestalten. Angeblich wollte Lee kein festes Honorar, sondern bot Schwab an, dass er seine Methode so lange testen könne, wie er wolle, und danach einen Betrag zahlen könne, den er für angemessen hielt. Schwab willigte ein und nach einigen Wochen erhielt Lee einen Scheck über 25.000 Dollar. Die Begründung: Die Methode sei die wertvollste Lektion, die er in seinem ganzen Leben gelernt habe.

Folgende Anweisungen hatte Lee gegeben:

1. Notieren Sie auf einem Blatt Papier die wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen und nummerieren Sie diese Aufgaben nach Priorität. Aufgabe 1 ist die wichtigste.
2. Am nächsten Tag beginnen Sie mit Aufgabe 1 und arbeiten so lange daran, bis Sie diese abgeschlossen haben.
3. Danach überprüfen und ergänzen Sie die übrigen Aufgaben. Falls neue hinzugekommen sind, legen Sie eine neue Reihenfolge fest und arbeiten diese Punkt für Punkt ab – beginnend mit der nun wichtigsten Aufgabe.
4. Am Ende des Tages ziehen Sie Bilanz. Falls Sie nicht alle Aufgaben geschafft haben, so ordnen Sie diese für den kommenden Tag neu.
5. Machen Sie sich dieses Vorgehen zur Routine.

Lees Methode ist also alles andere als Zauberei. Dennoch hilft sie dir, dass du dich auf eine – als besonders wichtig erachtete – Aufgabe konzentrierst und dich nicht mit mehreren gleichzeitigen Aufgaben verzettelst.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode geht auf den Sachbuchautor und Redner Lothar J. Seiwert zurück und soll dir helfen, deinen Tagesablauf besser zu strukturieren. Der Name ALPEN ist ein Akronym und verweist auf die fünf Schritte, die bei der Methode zu durchlaufen sind. Diese fünf Schritte sind:

1. Aufgaben notieren: In einem ersten Schritt hältst du in einer einfachen To-do-Liste sämtliche Aufgaben und Aktivitäten fest, die du im Laufe des Tages erledigen willst.
2. Länge schätzen: Im zweiten Arbeitsschritt schätzt du ein, wie viel Zeit du für jede Aufgabe realistisch benötigst.
3. Pufferzeiten einplanen: Im dritten Schritt legst du Pufferzeiten fest. Seiwert empfiehlt, 40 Prozent der Zeit als Puffer zu werten.
4. Entscheidungen treffen: Im vierten Schritt priorisierst du die Aufgaben. Dabei kann dir das Eisenhower-Prinzip oder die 25.000 Dollar-Methode helfen.
5. Nachkontrolle: Am Ende des Tages ziehst du Bilanz. Was lief gut? Was nicht? Offene Aufgaben übernimmst du dann in den neuen Plan.

Jetzt heißt es nur noch: umsetzen, üben, korrigieren. Und dir die Tipps zur Routine machen. In diesem Sinne: Frohes Arbeiten!